Gestão do tempo: como melhorar a produtividade no trabalho

O Índice Anatomia do Trabalho Global – 2023, publicado pela plataforma Asana, entrevistou 9.615  profissionais e verificou que, em média, eles gastam 58% do expediente com o chamado “trabalho sobre trabalho” (rotinas improdutivas), 33% do tempo é usado para trabalho qualificado e somente 9% é destinado para trabalho estratégico.  Isso mostra o quanto a gestão do tempo ineficiente pode gerar reflexos na produtividade.

Kelly Evangelista, especialista em vendas e CEO do projeto Fala Bancário, explica a relação entre gestão do tempo e produtividade. “A gestão do tempo explica por que profissionais que atuam na mesma função, mas com cargas horárias diferentes, apresentam índices de produtividade distintos. Alguém que trabalha 6 horas por dia e organiza o seu tempo pode ser mais produtivo do que alguém que cumpre 8 horas de expediente”, exemplifica.

A visão de Kelly vai de encontro ao experimento realizado pela organização 4 Day Week Global, que avaliou, em 2022, a experiência de 33 empresas em seis países com a adoção da semana de quatro dias de trabalho.  As empresas participantes relataram aumento de receita, melhoria na saúde e bem-estar dos funcionários, além de impactos positivos no meio ambiente.

Com base em cases de alunos do Fala Bancário, Evangelista conta que é possível dobrar a produtividade no trabalho com disciplina, organização e planejamento. “O profissional eficaz na gestão do tempo não colhe benefícios somente no trabalho. Ele consegue passar mais tempo com a família e os amigos, cuida da saúde física, se dedica a algum hobby. A produtividade reverbera no trabalho e na vida pessoal”.

A especialista em vendas selecionou cinco dicas para ajudar quem busca ser mais produtivo comercialmente. Confira todas a seguir.

1. Não seja engolido pela rotina

Segundo Kelly Evangelista, muitas pessoas confundem produtividade com fazer hora extra e isso acaba as prejudicando. “Quem trabalha na área comercial tem que se policiar para não ser engolido pela rotina. Sei que toda hora surge alguém pedindo ajuda, cobrando algo, é o telefone que não para, é a lista de retornos pendentes que ‘pesa’ em cima da mesa. Mas é preciso estabelecer regras. Uma pessoa produtiva tem que ter foco, o profissional é medido pelos resultados que entrega, e não pelos problemas que resolve no dia a dia”.

2. Mensure as atividades que estão atrapalhando a produtividade

A CEO do Fala Bancário orienta que para virar a página e se organizar, um passo importante a ser dado é mapear as atividades que estão impedindo o profissional de ser mais produtivo. “Avalie as atividades prioritárias e quanto tempo você destina a elas na sua semana. Mensure também o tempo gasto com atividades não estratégicas, ou demandas que não geram valor e só ‘apagam incêndios’ pontuais, muitas vezes provocados por outros colegas. Esse panorama é crucial para identificar os gargalos de tempo e remanejar ou excluir tarefas que te impedem de fazer o que é preciso para produzir mais”.

3. Faça o roteiro da sua rotina de trabalho

Após identificar quais são as atividades prioritárias e estratégicas para executar o trabalho, Kelly Evangelista orienta roteirizar a rotina ajuda a alcançar melhores resultados. “É preciso destinar tempo ao que realmente importa, há aplicativos como o Outlook que ajudam nessa organização. Quem trabalha com vendas, por exemplo, precisa ter um tempo pré-determinado para: responder e-mails e retornar contatos dos clientes; prospectar novos clientes; manter o CRM atualizado; ter metas e um script de vendas bem-definidos; se for o caso, destinar um tempo para visitar clientes (considerando o deslocamento e tempo de visitação); ter um tempo na semana destinado para reuniões com pares e gestores. São atividades que impactam na produtividade. Se deixar a rotina em aberto, muitas brechas para desperdiçar o tempo ficam abertas”, alerta a especialista.

4. Feito o roteiro, estabeleça objetivos diários

“Ao final do expediente, é sempre bom tirar alguns minutos para planejar o dia seguinte”, recomenda Kelly. A especialista conta que uma lista simples funciona na prática. “Descreva os retornos prioritários que precisa dar e o que precisa fazer para concluí-los com sucesso, quantas vendas deve realizar por dia para bater sua meta, quantos minutos precisa para montar um e-mail marketing para prospectar leads, se naquele dia fará alguma visitação externa ou se o foco será 100% nas demandas do escritório ou loja etc. Planejar diminui a ansiedade e, a cada tarefa cumprida, a sensação de estar sendo produtivo aumenta. Isso aumenta a confiança e motiva o profissional a ter uma performance melhor”, destaca.

5. Preserve o tempo disponível para cuidar de si e estar com a família e os amigos

Este é um ponto primordial e que, sem a devida gestão do tempo, acaba ‘atropelado’ pela rotina profissional, como explica Kelly Evangelista. “Trabalhar o dia inteiro, não dar conta das atividades e acabar levando trabalho para casa é um erro, afeta a saúde e os relacionamentos. Família, amigos e lazer são primordiais para a saúde mental. Quem faz esse balanceamento, e consegue executar suas tarefas de trabalho durante o expediente, se sente mais feliz e realizado. Tem que ter disciplina”, conclui Evangelista.